1. Prawne regulacje podróży służbowych:

• przepisy prawa powszechnie obowiązującego – kodeks pracy, rozporządzenie,
• regulacje wewnątrzzakładowe – układy zbiorowe, regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania, umowy o pracę,
• przepisy prawa pracy a przepisy prawa podatkowego.

2. Pojęcie podróży służbowej:

• definicja podróży służbowej na gruncie prawa pracy (siedziba pracodawcy, miejsce pracy a miejsce faktycznego wykonywania pracy – miejsce świadczenia pracy),
• pojęcie podróży służbowej na gruncie przepisów podatkowych (wyjazdy służbowe inne niż podróż służbowa, jazdy zamiejscowe a jazdy lokalne, wyjście służbowe).

3. Podróż służbowa a oddelegowanie (zagadnienie długotrwałych podróży służbowych).

4. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej

• miejsce rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży służbowej
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia zagranicznej podróży służbowej

5. Czas trwania podróży służbowej i przerwy w podróży służbowej.

6. Świadczenia przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej

a) krajowe podróże służbowe i ich kwalifikacja podatkowa:

• czas pracy a czas podróży służbowej,
• przychód pracownika z tytułu otrzymanych diet, koszty przejazdu, dojazdów, noclegów oraz inne wydatki
• kwalifikacja podatkowa rozliczania kosztów podróży służbowej: pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy lub umów zlecenia lub o dzieło, członków organów spółki, przedsiębiorców,
• samochód a problematyka podróży służbowych: samochody prywatne używane do celów służbowych – jazdy lokalne i wyjazdy służbowe (jazdy zamiejscowe),
• delegacje samochodem służbowym,
• dokumentacja krajowych podróży służbowych.

b) rodzaje należności pracowniczych przy zagranicznych podróżach służbowych i ich    kwalifikacja podatkowa:

• określenie państwa docelowego podroży służbowej
• czas podróży służbowej dla podróży zagranicznej (podróż krajowa jako etap zagranicznej podróży służbowej: „odcinek krajowy” a „odcinek zagraniczny”)
• rozliczenie kosztów: czas pracy, diety, dojazdy, noclegi, wyżywienie, zakup paliwa, koszty leczenia i inne wydatki ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej
• należności za czas podróży służbowej a różnice kursowe (wycena kosztów poniesionych w walucie obcej – rozliczenie wydatków w walucie innej niż waluta zaliczki, stosowanie właściwego kursu)
• podróże osób niebędących pracownikami (świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych; kontraktów menedżerskich, umów o dzieło, umów zlecenia, prokurentów etc.),
• delegacje zagraniczne dla prowadzących działalność gospodarczą,
• dokumentacja zagranicznych podróży służbowych,

7. Rozliczanie podróży służbowych

• zaliczki na poczet podróży służbowych
• termin i sposób rozliczenia wydatków poniesionych przez pracownika
• rozliczenie wydatków w przypadku braku udokumentowania ich poniesienia
• rozliczanie delegacji zagranicznych – stosowanie właściwych kursów.

8. Zagadnienia szczegółowe związane z rozliczaniem podróży służbowej:

• podróże służbowe pracowników mobilnych (przedstawicieli handlowych, serwisantów, etc.)
• oddelegowanie pracownika jako usługa transgraniczna (wynagrodzenie pracownika, zasady ustalania przychodu po stronie pracownika),
• „dieta tranzytowa”, podróż odbywana do różnych państw jako państw docelowych
• usprawiedliwiona nieobecność,
• „dieta ujemna” – zwrot zwiększonych kosztów wyżywienia ponad limit kosztów posiłków
• wyjazdy kierowanych przez pracodawców na szkolenia pracowników oraz osób innych niż pracownicy,
• urlop połączony z odbywaniem podróży służbowej,
• śniadanie w cenie noclegu,
• zwrot kosztów parkingowych oraz opłat autostradowych w przypadku podróży służbowej odbywanej pojazdem samochodowym niebędącym własnością pracodawcy,
• zwrot kosztów dojazdów w podróży zagranicznej w przypadku podróży odbywanej samochodem,

9. Zagadnienia pochodne związane z wyjazdami służbowymi, w tym:

• używanie przez pracowników, zleceniobiorców, członków zarządu, członków rad nadzorczych itp. samochodów nie stanowiących własności pracodawcy w jazdach miejscowych (lokalnych) i jazdach zamiejscowych (podróżach służbowych): zwolnienia, ryczałty, ewidencje,
• wykorzystywanie samochodów służbowych do celów prywatnych pracowników; zasady ustalania przychodów pracownikom i zaliczania wydatków do kosztów podatkowych.
• wynajem samochodów za granicą (rent a car) a podatek u źródła,

10. Rozliczenia podróży niepracowniczych – umowy o dzieło / umowy zlecenia, podróży członków zarządu / członków rady nadzorczej

11. Podróże służbowe kierowców po zmianie przepisów od 2.02.2022 r.:

• likwidacja podróży służbowych w przypadku międzynarodowych przewozów drogowych,
• krajowe przewozy drogowe a prawo do diety,
• nowe zasady ustalania podstawy oskładkowania,
• nowe zasady ustalania podstawy opodatkowania.

12.  Świadczenia z tytułu podróży służbowych w ubezpieczeniach społecznych – rozliczanie podróży służbowej a podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (pracownicy a zleceniobiorcy)

13. Omówienie orzecznictwa sądów administracyjnych i praktyki organów skarbowych ‑ interpretacje, przykłady

14. Podsumowanie – panel dyskusyjny